Menyimpan arsip adalah sesuatu yang gampang gampang susah. Gampang karena Anda hanya perlu menatanya sesuai dengan pola yang telah ditentukan. Namun susah karena arsip sangat rentan rusak maupun berantakan. Itulah mengapa Anda harus sangat berhati-hati dalam menata penyimpanan box arsip agar arsip tidak mengalami masalah dan siap digunakan kapan saja dibutuhkan.
Selain dari cara Anda menatanya, ada hal yang tidak kalah penting, yaitu bagaimana rancangan dari ruang arsip tersebut. Sebab, perancangan ruang arsip yang kurang tepat ternyata juga bisa membuat penataannya menjadi berantakan.
Untuk membantu Anda, berikut ini adalah beberapa tips dalam merancang ruang arsip, yaitu:
- Luas Ruangan
Meskipun saat ini perusahaan Anda belum memiliki banyak arsip, bukan berarti Anda kemudian hanya mempersiapkan ruangan kecil untuk penyimpanannya. Sebab, semakin berkembang dan bertambah usia perusahaan Anda, maka semakin banyak juga arsip yang akan disimpan. Jadi persiapkan ruangan yang cukup luas untuk kebutuhan penyimpanan arsip.
- Peralatan Pendukung
Setelah ruangan siap, maka selanjutnya siapkan peralatan pendukung. Seperti rak-rak yang akan digunakan untuk menyimpan arsip. Siapkan juga area khusus untuk menyimpan berbagai peralatan tambahan yang akan dibutuhkan nantinya. Misalnya menyimpan alat tulis, kertas notes, map plastik, ordner, dan sebagainya. Pastikan beri jarak yang cukup untuk meletakkan setiap rak agar lalu lintas saat beraktivitas di ruangan ini tidak terganggu.
- Pengaturan Suhu
Ruangan harus memiliki sirkulasi udara yang baik untuk menjaga agar kertas arsip tidak rusak akibat kelembapan yang terlalu tinggi. Suhu tertinggi untuk menyimpan arsip disarankan tidak lebih dari 27OC dengan tingkat kelembapan maksimal 60%.
- Pencahayaan
Pastikan ruang arsip mendapatkan pencahayaan yang cukup sehingga memudahkan karyawan dalam mencari informasi yang dibutuhkan. Namun, hindari mendapatkan pencahayaan yang berasal dari sinar matahari langsung karena dapat membuat kertas mengering dan mudah rapuh.
- Ruangan khusus
Ini merupakan hal penting tetapi sering terlupakan, yaitu sebuah ruangan khusus di dalam ruang arsip. Fungsinya adalah untuk menyimpan semua arsip vital dan rahasia yang hanya boleh diketahui oleh pihak tertentu saja. Ruangan khusus ini harus diberikan password maupun otentikasi untuk mencegah pihak tidak berkepentingan masuk ke dalam.
Jika Anda merasa mempersiapkan ruang arsip agak merepotkan, maka Anda bisa menggunakan pihak ke tiga sebagai alternatif dalam pengelolaan arsip perusahaan. Dengan menyerahkannya pada pihak ke tiga tersebut, arsip Anda akan disimpan dengan aman dan dikelola secara profesional.