Dede Umihani selaku Kepala bidang kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Dinarpus) Kota Pekalongan yang dikutip dari laman jatengprov.go.id mengatakan bahwa setiap individu hendaknya memiliki kesadaran dalam menjaga arsip, baik dokumen resmi instansi, kantor, maupun dokumen perorangan. Dokumen-dokumen tersebut bisa disimpan di dalam tempat penyimpanan pribadi maupun menyimpannya di jasa simpan arsip.
Nah, jika mau menyimpannya sendiri seperti di kantor, misalnya, maka ada beberapa cara mudah yang bisa diterapkan, seperti:
- Periksa lembar disposisi dokumen
Pertama, periksa terlebih dahulu lembar disposisi dokumen yang akan diarsipkan. Apakah dokumen tersebut sudah bisa disimpan atau belum. Caranya yaitu dengan meneliti tanda pelepas dokumen. Tanda pelepas ini biasanya berupa disposisi dep. yang nantinya menunjukkan perintah untuk menyimpan dokumen,
Jangan sampai tidak memeriksanya karena jika dokumen lama dan dokumen baru tercampur, tentu akan sulit untuk mencarinya jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
- Beri kode dokumen
Setelah itu, jangan lupa untuk memberi kode dokumen-dokumen tersebut. Pemberian kodenya sendiri bisa disesuaikan dengan nama klien, tanggal masuk dokumen, dan lain sebagainya. Dengan memberi kode seperti ini, maka membantu memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali dokumen yang dibutuhkan.
Usahakan untuk tidak saling mencampurnya karena nanti malah bisa menyulitkan mencarinya saat dibutuhkan.
- Sortir dokumen
Agar lebih memudahkan, maka sortirlah dahulu dokumen-dokumen tersebut berdasarkan bagian, masalah, dan tujuan dokumen. Kegiatan penyortiran ini bisa dilakukan di atas kotak sortir maupun rak.
Dengan melakukan penyortiran seperti ini, maka saat mencari dokumen di kantor tentu semakin mudah, terlebih jika menerapkan hal sederhana seperti menyimpannya di ruangan khusus.
- Simpan dalam map
Supaya tidak tercecer, simpanlah dokumen tersebut di dalam sebuah map. Misalnya, portapel, brief ordner, stofmap folio, snelhecter, dan lainnya. Selanjutnya, masukan dokumen ke dalam filling cabinet yang terbuat dari bahan dasar besi sehingga tahan terhadap api.
Jangan masukan ke dalam lemari biasa bahkan kayu karena jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti kebakaran, maka dokumen tersebut turut terbakar.
- Tata dokumen
Tatalah dokumen dengan rapi dan baik. Caranya? Sesuaikan dengan sistem yang digunakan seperti sistem abjad, tanggal, nomor, wilayah, pokok masalah, dan lain sebagainya.
Melakukan ini akan semakin memudahkan ketika mencari dokumen yang dibutuhkan kembali.
Itulah dia cara mudah menyimpan arsip yang ada di kantor. Yuk, terapkan untuk memudahkan Anda mencari kembali dokumen-dokumen tersebut.