Jika kantor Anda tidak difasilitasi dengan PABX murah yang berkualitas, tentunya komunikasi akan sulit dilakukan. Sebab alat ini merupakan salah satu perangkat yang harus disiapkan untuk membuka kantor. PABX atau dalam pengertian lain yang merupakan switch untuk mengatur komunikasi baik itu telepon, modem, atau fax, sangat diperlukan agar komunikasi dalam perusahaan mudah dilakukan.
Akan tetapi, jika Anda memang masih bekerja di sebuah perusaahan kecil yang belum dilengkapi oleh infrastruktur komunikasi yang baik, Anda tetap bisa melakukan beberapa hal ini agar tidak terjadi miskomunikasi di kantor.
- Jadi Pendengar yang Baik
Biasanya miskomunikasi terjadi karena Anda tidak benar-benar menjadi pendengar yang baik dalam sebuah pembicaraan. Padahal saat berbicara dengan rekan atau karyawan lain di kantor, Anda perlu mendengarkan pembicaraannya sampai selesai. Jika Anda tidak mendengarkan atau terus memotong pembicaraannya, tak heran jika nanti terjadi miskomunikasi.
- Fokus Pada Pembicaraan
Saat berbicara, cobalah fokus pada tujuan pembicaraan. Jangan sampai saat ada pembicaraan penting Anda melakukannya dengan membuka smartphone atau membuka email. Kegiatan lain bisa menjadi distraksi yang membuat Anda tidak fokus sehingga besar kemungkinannya terjadi miskomunikasi.
- Mengetahui Waktu dan Tempat yang Tepat untuk Berbicara
Yang dimaksud dengan poin ketiga ini adalah mengetahui waktu dan tempat yang tepat saat membahas pembicaraan yang sifatnya agak privat dan tidak bisa didengarkan oleh banyak orang. Jika lawan bicara Anda merasa kurang nyaman membicarakan suatu hal di ruangan yang dipenuhi dengan karyawan lain, ajaklah ia untuk mengobrol di ruangan yang privat agar privasi tetap terjaga.
- Hindari Membicarakan Hal Penting Lewat Alat Komunikasi
Jika Anda ingin membicarakan sesuatu yang sangat urgent atau penting, lebih baik bicarakan secara langsung dan jangan melalui chatroom. Selain menghindari adanya miskomunikasi, hal ini juga dilakukan untuk menghargai lawan bicara Anda.
- Jangan Mengambil Kesimpulan Sendiri
Jika Anda kurang paham akan inti dari pembicaraan, lebih baik Anda konfirmasi dan tanyakan kembali apa maksudnya hingga Anda benar-benar mengerti. Jangan sampai Anda ragu dan hanya diam saja sehingga terjadi miskomunikasi.
Terkadang miskomunikasi memang tidak bisa dihindari, namun setidaknya dengan lima hal ini, Anda bisa mengurangi kemungkinan terjadinya miskomunikasi dalam bekerja. (Rima)